Netzinfos - Alles zum Schulnetz der Carl-Engler-Schule

Seit Mitte Februar verwenden wir die neue Version von Groupwise (Version 2012 SP1);
hier finden Sie eine kleine Übersicht, welche neuen Funktionen der Client mitbringt: Link zu Novell (Kap. A.0)

Arbeiten mit Vorlagen
Vorlagen in Groupwise werden üblicherweise Layouts genannt; sie erfüllen den gleichen Zweck, wie eine Dokumentenvorlage in einem Office-Programm. Mit Vorlagen kann man sich fertig konfigurierte Texte für Mails, Termine, Jobs usw... erstellen, die dann nur noch geringfügig modifiziert werden müssen.
Verzeichnisse, die man sich anlegen sollte:
Die Verzeichnisse werden unter: Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien fest eingestellt; dies führt zu folgendem Problem:
In der Schule steht das Laufwerk H:\ immer zur Verfügung; falls man zuhause ebenfalls mit dem GW-Client arbeitet, natürlich nicht!
Hier könnte man wie folgt vorgehen: Einen USB-Stick dauerhaft anschließen, diesem den Laufwerksbuchstaben H:\ geben und genau die gleiche Ordnerstruktur anlegen! Bei Gelegenheit den Stick mit in die Schule nehmen und die Verzeichnisse synchronisieren.
  • H:\mail\vorlagen
  • H:\mail\archiv
  • H:\mail\sicherung
Beispiel: Eine öfters benötigte Mail (Lehrer-Rundmail mit geringfügigen Änderungen) als Vorlage speichern
  • Mailtext erstellen, komplett fertigmachen!
  • Datei - Layout speichern - Name: Lehrer-Rundmail.vew Verzeichnis: H:\mail\vorlagen
  • Im nächsten Eingabefeld nochmals Lehrer-Rundmail eingeben - fertig!
Eine fertige Vorlage verwenden
Wenn die Verzeichnisse korrekt konfiguriert sind, gehts ganz einfach:
  • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben "Neue Mail"
  • Die "Lehrer-Rundmail" sollte auftauchen, anklicken, der komplette Text steht da!
  • Notwendige Ergänzungen/Änderungen eintragen, versenden, das war's
  • Vorlagen können im GroupWise-Client auch über das Menü Datei - Layout öffen aufgerufen werden. Hier können Sie auch Dateien aus anderen Verzeichnissen als dem oben konfiguriertem Standard-Verzeichnis auswählen.
  • Ausserdem können die .vew-Dateien direkt aus dem Explorer/Arbeitsplatz per Doppelklick aufgerufen werden

Betrifft nur Lehrer!
In meiner letzten Rundmail habe ich darauf hingewiesen, dass Fehlermeldungen/Fehlfunktionen/Probleme im Schulnetz nur noch an die Adresse fehlermeldungen(at)ces.karlsruhe.de geschickt werden sollen. Vorteil dieser Variante ist, dass alle Fehlermeldungen automatisch im Groupwise-Aktenschrank - Schulnetz - Fehlermeldungen landen und von allen Lehrern eingesehen werden können. Die Ansicht wird deutlich verbessert, wenn Sie wie folgt vorgehen:

  • Den Ordner Fehlermeldungen markieren
  • Anzeige - Anzeigeeinstellungen - Diskursabfolgen auswählen
  • Jetzt werden die Antworten auf eine Meldung (wie in einem Forum) eingerückt dargestellt.

Beschreibung gilt für den GW-Client!
Eine sehr praktische Funktion ist die automatische Namensergänzung: Man braucht im Adressfeld nur einige Buchstaben des Nachnamens zu tippen und schon erscheint die komplette Empfängeradresse. Sollte dies bei Ihnen nicht funktionieren, gehen Sie auf: Adressbuch - Datei - Suchfolge für Namensergänzung! Jetzt sehen Sie rechts die Adressbücher, für die die Namensergänzung aktiviert ist. Nehmen Sie hier die für Sie sinnvollen Einstellungen vor!
"Schöne Funktion" werden Sie sagen, "aber was ist, wenn ich eine Nachricht an einen Benutzer "Schmitt, Vorname" schicken will?" Schmitt's gibts mehrere, und wenn man nicht aufpasst, hat man schnell mal eine Nachricht an den falschen Schmitt geschickt!
Gehen Sie wie folgt vor:

  • Tippen Sie im Adressfeld einfach nur "schmi", Sie werden den ersten Benutzer sehen, der mit "schmi" beginnt!
  • Jetzt brauchen Sie nur den "Cursor abwärts"-Pfeil zu drücken und können bis zum gewünschten Benutzer navigieren.
  • Die Nachnamen von LEHRERN sind übrigens groß geschrieben.

Dieser Tipp gilt nur für diejenigen, die zuhause auf ihrem Privat-PC den Groupwise-Client installiert haben! Wer über die "Netzinfos" per Groupwise-WebAccess zugreift, muss nicht weiterlesen.

Im Caching-Modus wird eine komplette Kopie der schulischen Mailbox auf der Festplatte des eigenen PC's angelegt. Mit dieser Kopie kann man dann auch arbeiten, wenn man gerade nicht online ist (z.B. Schulserver ist offline, man sitzt mit dem Notebook im Zug, auf dem Rad, usw...). Sobald man wieder online ist, werden die Daten vollautomatisch abgeglichen; man hat somit auch eine Sicherung der Mailbox auf dem eigenen PC. So richtet man den Caching-Modus ein:

Beim Schreiben einer Nachricht in Groupwise ist es möglich, eine Rechtschreibprüfung zu aktivieren. So gehts:

  • Starten Sie in der Schule den GW-Client!
  • Gehen Sie auf Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Registerkarte "Allgemein"
  • Rechts sehen Sie dann die Optionen für die Rechtschreibprüfung und können diese individuell einstellen.

Tipp: Wenn Sie schon mal da sind, können Sie gerne mal die anderen Registerkarten durchschauen und sinnvolle Einstellungen vornehmen!

Gelegentlich kann es vorkommen, dass man während des Schreibens einer Mail plötzlich in der Arbeit unterbrochen wird. Statt noch schnell fertig zu tippen und evtl. etwas ohne "Endkontrolle" schnell zu versenden, kann man den Zwischenstand einfach abspeichern und später wieder weiterarbeiten.
So gehts:

  • Datei - Entwurf speichern (die Nachricht landet dann automatisch im Ordner "In Arbeit")
  • GW beenden - wichtige andere Dinge erledigen
  • Später wieder weiterarbeiten, dazu in den Ordner "In Arbeit" gehen, begonnene Mail doppelklicken, fertigstellen und dann versenden.

Wenn man eine Nachricht verschickt, die sinngemäß einen Auftrag erhält, der bis zum tt.mm.jj erledigt werden muss, dann sollte man diese Nachricht nicht als "Mail", sondern als "Job" verschicken. Bei einem Job kann man das Fertigstellungsdatum angeben. Außerdem landen Jobs automatisch in der "Jobliste" und gehen so in der Mailflut nicht so schnell verloren!
So gehts:

  • Datei - Neu - Job
  • Der Rest erklärt sich von selbst, testen Sie es einfach mal!
  • Es gibt übrigens auch "empfängerlose Jobs", das ist dann das, was man sich normalerweise auf die eigene to-do-Liste schreibt.
  • Wenn der Termin für die Fertigstellung näher rückt, oder überschritten ist, wird der Job tiefrot.
  • Hat man den Job dann irgendwann mal erledigt, setzt man einfach das Häkchen "erledigt"; der "Auftraggeber" erhält dann automatisch eine Nachricht "xyz hat erledigt".

 

Wenn man alle Mails sehen will, die man mit einem Benutzer ausgetauscht hat, geht man wie folgt vor:

  • Im GW-Client Klick auf Kontakte
  • den gewünschten Benutzer suchen und doppelklicken
  • rechts sieht man eine Registerkarte Verlauf, einfach draufklicken!
  • jetzt werden alle Mails angezeigt, die man verschickt oder erhalten hat.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass man eine Nachricht versehentlich verschickt hat (z.B. an den falschen Empfänger, man hat vergessen eine Datei anzuhängen, usw...). Wenn der Empfänger im eigenen GW-System ist und die Nachricht noch nicht gelesen hat, kann man sie wie folgt zurückziehen (und danach korrekt verschicken):

So erstellen Sie einen Kalender für eine Klasse, in dem alle Termine (insbesondere Klassenarbeiten) eingetragen und vollautomatisch veröffentlicht werden. Der Kalender kann dann mit jedem internetfähigen Gerät eingesehen werden!

  • In der Schule den GW-Client starten
    (Wer den Client zuhause installiert hat, kann's natürlich auch zuhause machen!)
  • Rechtsklick auf Kalender - Neuer Kalender
  • Name festlegen, dabei die Klassenbezeichnung wie im Schulnetz verwenden (z.B. TG11_2)!
  • Rechtsklick auf den neu erstellten Kalender - Veröffentlichen... - Haken setzen bei:
    Diesen Kalender veröffentlichen - OK - fertig!
  • Jetzt erscheint der Kalender schon unter: http://ces.karlsruhe.de:51080/gwcal/calendar
  • Im GW-Client den Kalender anklicken und einen Termin eintragen (z.B. KA TE-NR.1)
  • Damit der Kalenderersteller (sinnvollerweise Klassen- oder CT-Lehrer) nicht alle Termine selbst eintragen muss, kann man den Kalender für weitere Personen (KollegInnen oder Schüler, z.B. Klassensprecher) mit den entsprechenden Rechten freigeben!
  • Rechtsklick auf den Kalender - Freigabe... - Freigeben für und mit dem Browse-Button im Novell Groupwise Adressbuch die gewünschten Personen suchen; darauf achten, dass die ausgwählten Personen rechts im Feld "Ausgewählt" übernommen werden!
  • Rechte wie gewünscht setzen (z.B. Hinzufügen + Bearbeiten, evtl. auch Löschen) - OK
  • Jetzt wird automatisch eine Mail an den/die Empfänger generiert, die noch ergänzt werden kann.
  • Die Empfänger müssen dann die Freigabe noch akzeptieren und können dann ebenfalls Termine eintragen/bearbeiten (und evtl. auch löschen)
  • Wenn der Kalender nicht mehr gebraucht wird, einfach löschen!