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Arbeiten mit Vorlagen
Vorlagen in Groupwise werden üblicherweise Layouts genannt; sie erfüllen den gleichen Zweck, wie eine Dokumentenvorlage in einem Office-Programm. Mit Vorlagen kann man sich fertig konfigurierte Texte für Mails, Termine, Jobs usw... erstellen, die dann nur noch geringfügig modifiziert werden müssen.
Verzeichnisse, die man sich anlegen sollte:
Die Verzeichnisse werden unter: Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien fest eingestellt; dies führt zu folgendem Problem:
In der Schule steht das Laufwerk H:\ immer zur Verfügung; falls man zuhause ebenfalls mit dem GW-Client arbeitet, natürlich nicht!
Hier könnte man wie folgt vorgehen: Einen USB-Stick dauerhaft anschließen, diesem den Laufwerksbuchstaben H:\ geben und genau die gleiche Ordnerstruktur anlegen! Bei Gelegenheit den Stick mit in die Schule nehmen und die Verzeichnisse synchronisieren.
  • H:\mail\vorlagen
  • H:\mail\archiv
  • H:\mail\sicherung
Beispiel: Eine öfters benötigte Mail (Lehrer-Rundmail mit geringfügigen Änderungen) als Vorlage speichern
  • Mailtext erstellen, komplett fertigmachen!
  • Datei - Layout speichern - Name: Lehrer-Rundmail.vew Verzeichnis: H:\mail\vorlagen
  • Im nächsten Eingabefeld nochmals Lehrer-Rundmail eingeben - fertig!
Eine fertige Vorlage verwenden
Wenn die Verzeichnisse korrekt konfiguriert sind, gehts ganz einfach:
  • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben "Neue Mail"
  • Die "Lehrer-Rundmail" sollte auftauchen, anklicken, der komplette Text steht da!
  • Notwendige Ergänzungen/Änderungen eintragen, versenden, das war's
  • Vorlagen können im GroupWise-Client auch über das Menü Datei - Layout öffen aufgerufen werden. Hier können Sie auch Dateien aus anderen Verzeichnissen als dem oben konfiguriertem Standard-Verzeichnis auswählen.
  • Ausserdem können die .vew-Dateien direkt aus dem Explorer/Arbeitsplatz per Doppelklick aufgerufen werden